Kilometervergoeding berekenen

Het onderscheid dat de meeste misverstanden veroorzaakt: een dienstverplaatsing is een rit in opdracht van uw werkgever — naar een klant, een werf, een andere vestiging. Die vergoeding is een terugbetaling van kosten die eigenlijk de werkgever toekomen, en is daarom volledig vrij van belasting én RSZ, zolang het forfait niet overschreden wordt.

Woon-werkverkeer is iets anders: dat is uw eigen verplaatsing naar kantoor. Daarvoor gelden andere regels, en met de auto is uw werkgever niet automatisch verplicht tussen te komen.

De auto: twee forfaits naast elkaar

Er bestaan twee systemen die de fiscus en de RSZ allebei aanvaarden, en uw werkgever kiest welk hij toepast.

• Het jaarforfait volgt het koninklijk besluit van 1965 en loopt telkens van 1 juli tot 30 juni. Voor de periode 2025-2026 bedroeg dat € 0,4449 per kilometer. Wie voor dit systeem kiest, moet het de hele periode aanhouden en mag niet tussentijds overschakelen.
• Het kwartaalforfait volgt het besluit van 2017 en wordt elke drie maanden herzien. Voor het derde kwartaal van 2026 bedraagt het € 0,4440.

De twee formules lijken sterk op elkaar maar zijn niet identiek, wat verklaart waarom de uitkomsten enkele tienduizendsten verschillen. Op tweeduizend kilometer per jaar scheelt dat nog geen twee euro.

Het bedrag volgt de werkelijke autokosten, niet de index

Dat is ongebruikelijk voor Belgische forfaits. De herziening kijkt naar brandstofprijzen, aankoopprijs en afschrijving, onderhoud, verzekering, verkeersbelasting en takelkosten. Daardoor kan het bedrag in principe ook dalen wanneer de brandstof goedkoper wordt.

Hoe gevoelig dat is, bleek in het voorjaar van 2026: door de gestegen brandstofprijzen voerde de overheid tijdelijk een maandelijkse indexering in. In april gold € 0,4571, in mei € 0,4841 en in juni € 0,5055. Vanaf juli is het weer een kwartaalritme.

Carpooling levert de bestuurder de helft extra op

Neemt u collega's mee, dan mag u als bestuurder uw vergoeding met vijftig procent verhogen. Bij het huidige kwartaalforfait komt dat neer op € 0,6660 per kilometer. De meereizende collega's hebben geen recht op een eigen vergoeding — logisch, want zij maken geen autokosten.

De fiets: uw werkgever móét betalen

Sinds 1 mei 2023 is een fietsvergoeding verplicht voor vrijwel elke werknemer in de privésector die met de fiets naar het werk komt. Cao nr. 164 van de Nationale Arbeidsraad is daarbij het vangnet: heeft uw sector een eigen regeling, dan geldt die, en anders valt u terug op cao 164.

Het basisbedrag daaruit steeg op 1 januari 2026 naar € 0,30 per kilometer, voor maximaal veertig kilometer heen en terug per dag. Fiscaal en sociaal blijft de vergoeding vrijgesteld tot € 0,37 per kilometer, met een jaarplafond van € 3.700 per werknemer. Betaalt uw werkgever meer, dan zijn op het surplus wel RSZ en bedrijfsvoorheffing verschuldigd.

U kunt niet onder die verplichting uit met het argument dat niemand erom vroeg. Achterstallige vergoedingen kunnen tot vijf jaar terug gevorderd worden.

Elektrische fietsen en speed pedelecs tellen mee

De regeling maakt geen onderscheid tussen een gewone fiets, een elektrische fiets of een speed pedelec. Alle drie geven recht op dezelfde vergoeding per afgelegde kilometer.